Organizacja biegu nie jest czymś skomplikowanym i trudnym. Jeśli nigdy wcześniej tego nie robiliście to postaram się w tym materiale pokazać jak można to zrobić szybko i sprawnie. Proszę jednak nie traktować tego tekstu jak wyroczni ponieważ każda z imprez będzie się w detalach różnić od siebie. To wskazówka do rozpoczęcia przygody jako organizator. Celowo nie będę tutaj podejmował tematu organizacji biegów ulicznych ponieważ te wymagają dużo większych nakładów pracy i pozwoleń.
1. Miejsce i trasa biegu
Pierwszym krokiem do organizowania biegu będzie wybranie lokalizacji i wyznaczenie trasy biegu. To pozwoli nam na określenie czy trasa np. na 10 km zmieści się na danym terenie. Jeśli jest on ograniczony warto brać poprawkę na to, że uczestnicy pokonają dystans w dwóch lub trzech pętlach. Najłatwiej jest zrobić bieg w parku lub lesie ze względu na duży obszar, dostępność, dużą ilość zieleni i ścieżek do biegania. Warto też zrobić rekonesans i samemu przebiec lub przejść całą trasę. Start i meta najczęściej znajdują się w tym samym miejscu. Zdarzają się jednak biegi gdzie start może być oddalony od mety o kilkadziesiąt metrów (Bieg Truskawki w Truskawiu), lub nawet o 10 km (Bieg Wisły). To od Was jako organizatorów zależy jaką decyzję podejmiecie. Miejcie jednak na uwadze, że w momencie gdy start jest oddalony np. o 10 km musicie zapewnić logistykę i obsługę uczestników w dwóch różnych miejscach. Drugim ważnym elementem przy wyborze miejsca jest zapewnienie przestrzeni nie tylko dla zawodników, ale i osób towarzyszących. Teren powinien być na tyle duży aby wszystkich swobodnie pomieścić.
2. Komunikacja z uczestnikami
Obserwując biegi w całej Polsce często zauważam, że brakuje komunikacji z uczestnikami wydarzenia, którą należy rozpocząć na minimum kilka miesięcy przed „dniem zero”. Możecie wykorzystać do tego stronę internetową, profil lub wydarzenie w mediach społecznościowych, kalendarze biegowe, radio, lokalne portale, grupy biegowe czy znajomych. Większość z powyższych będziecie mogli zrobić baz konieczności ponoszenia dodatkowych kosztów. Ważne aby komunikować się w sposób prosty, jasny i czytelny. Ważnym elementem w komunikacji jest również regulamin wydarzenia. Dokument, który warto mieć przygotowany już na samym początku określa wszystkie zasady i przepisy które mają dać uczestnikowi komplet najważniejszych informacji. Do niego będziecie również wracać w momentach niejasnych i spornych jeśli przyjdzie Wam się zmierzyć z reklamacjami.
3. Rejestracja do wydarzenia
Wydawałoby się, że to prosty element w całej układance. Jednak warto poświęcić mu chwilę i przyjrzeć się jak możemy to zrobić prosto, szybo i sprawnie. Widywałem zawody do których rejestracja odbywała się przed startem, co nie jest dobrym rozwiązaniem ze względu na konieczność zapewnienia sporego zaplecza, które w dniu biegu będzie zajmowało się tylko przyjmowaniem zgłoszeń. Spotkałem się też z biegiem gdzie zgłoszenia przyjmowane byłe telefonicznie i drogą mailową. Jest to jakieś rozwiązanie, ale pomyślcie ile czasu poświęcicie na odebranie 200 telefonów lub przepisaniu 200 razy danych uczestników. Od czasu do czasu pojawiają się też zapisy przy wykorzystaniu bezpłatnych narzędzi Google (Google Forms i Google Docs). Jest to pewnego rodzaju proteza, która nie daje pełnych możliwości. Warto zatem sięgnąć do rozwiązań dedykowanych. Jednym z nich jest serwis ZapisyOnline.com. Rejestracja zawodników na zawody odbywa się tam z wykorzystaniem wielu automatycznych procesów. Organizator mając dostęp do panelu administracyjnego ma pełną kontrolę nad procesem rejestracji. Może ustawić limit uczestników, limit wieku minimalnego, zakres numeracji czy dokładną datę kiedy rejestracja ma się rozpocząć i kiedy skończyć. Uczestnik dostaje za każdym razem (rejestracja, przypomnienie o płatności czy odnotowanie wpłaty) powiadomienie na e-mail. Na koniec wystarczy pobrać listę zawodników i gotowe.
4. Ludzie
Jeden z najważniejszych elementów każdej imprezy. O ile przed biegiem możecie wszystko zaplanować i przygotować sami, to już w dniu biegu nie będziecie w stanie być w 10 miejscach jednocześnie. Wtedy z pomocą przyjdą przyjaciele, wolontariusze, znajomi, znajomi znajomych. Warto mieć sprawdzony zespół który wie czego się od niego oczekuje i jakie zadania są do zrealizowania. Jeśli jednak pojawi się ktoś nowy obowiązkowo poświęcacie mu uwagę i czas aby wdrożyć go w jego zadania. Każda z osób która będzie pomagać w organizacji musi dokładnie wiedzieć za co odpowiada i do kogo skierować w przypadku pytań od uczestników, a te będą na 99%.
5. Biuro zawodów
Biuro zawodów uruchamiane jest najczęściej w dniu wydarzenia na kilka godzin przed startem. Zdarza się, że funkcjonuje również dzień lub kilka dni przed startem. Do jego podstawowych zadań należy obsługa uczestników. Brzmi poważnie, ale w gruncie rzeczy zadania są dość proste. Pierwszym z nich jest wydawanie pakietów startowych. Zawodnicy pojawiają się z dowodem osobistym lub innym dokumentem abyśmy mogli sprawdzić, że Pan Kowalski to rzeczywiście Pan Kowalski i po pokwitowaniu wydajemy pakiet. Pokwitowanie to moment, w którym uczestnik potwierdza własnoręcznym podpisem odbiór pakietu oraz poświadcza, że zapoznał się z regulaminem wydarzenia i nie ma przeciwwskazań zdrowotnych do udziału w wydarzeniu sportowym o podwyższonym wysiłku fizycznym. Drugim elementem jest depozyt. Zlokalizowany zazwyczaj obok biura zawodów. Zawodnicy mogą w nim zostawić plecaki, bluzy, torby, i inne rzeczy z którymi przyjechali, a z którymi trudno by było biec. W depozycie sprawdzają się doskonale zwykłe worki na śmieci. Brzmi dziwnie, ale to doskonały sposób za niewielkie pieniądze, do którego można wszystko zmieścić i zawiązać na supełek. Jeśli worek jest koloru innego niż czarny można śmiało markerem pisać numer zawodnika. Po biegu zawodnik odbiera pakiet na podstawie numeru startowego. Trzecim i prawie ostatnim elementem to informacja. Najczęstsze pytania to „gdzie jest start?”, „czy można się jeszcze zapisać?”, „o której starujemy?” czy „ile kilometrów ma ten półmaraton?”. No dobra, to ostatnie pytanie jeśli się pojawia to tylko w żartach. Po starcie zawodników część osób z biura zwodów przejmuje inne obowiązki. Najczęściej jest to wręczanie medali czy wody na trasie i mecie.
Niebawem kolejna część poradnika :)
