6. Pomiar czasu
W dzisiejszych czasach można pomiar zrobić ręcznie. Jest to możliwe nawet przy 100 czy 200 uczestnikach. Jednak wymaga dużo wysiłku, mnóstwa czasu i niesie za sobą spore ryzyko. Dlatego łatwiejszym sposobem jest zatrudnienie ekipy, która pomiarami zajmuje się na co dzień. Technologia jest dość prosta. Każdy z uczestników otrzymuje chip pomiarowy. Może być umieszczony na rewersie numeru lub przypinany do sznurówek obuwia. Każde przebiegnięcie przez linię startu i mety powoduje odczyt chipa co w zestawieniu z listą startową daje obraz kto i jak szybko pokonał trasę. Oprogramowanie pozwala też na szybkie ustalenie kolejności w poszczególnych kategoriach wiekowych lub innych dodatkowych stworzonych przez organizatora. Wyniki cząstkowe tzw. do dekoracji z reguły przekazywane są jeszcze w trakcie rywalizacji. Wyniki wszystkich zawodników w kilka minut po zamknięciu trasy. Jako ProTempo świadcząc tego typu usługi dodatkowo poza elektronicznym pomiarem czasu zabezpieczamy się na jeszcze dwa inne sposoby. Dzięki temu nawet w przypadku awarii systemu pomiarowego jesteśmy w stanie przekazać wyniki organizatorowi.
7. Fotograf
Fot: Aneta Mikulska – www.anetamikulska.com – IV Bieg Dla Par – www.biegdlapar.pl
Wielu organizatorów nie przywiązuje wagi do dokumentacji fotograficznej. Warto jednak zadbać o dobrego fotografa. Każde zdjęcie będzie doskonałym materiałem do promocji w kolejnej edycji. Po wydarzeniu każde zdjęcie będzie też pamiątką dla uczestników. Umieszczając je na portalach społecznościowych uczestnicy będą mogli się oznaczać i udostępniać dalej na swoich profilach. W ten sposób jak organizatorzy uzyskujemy zasięg i promocję. Galerię można też podzielić w taki sposób aby uczestnicy łatwo mogli szukać zdjęć z poszczególnych etapów całej imprezy. Jako organizatorzy dwóch biegów publikujemy zdjęcia podzielone na trzy części. Pierwsza to zdjęcia przed biegiem, kiedy zawodnicy przychodzą na miejsce, rozgrzewają się, rozmawiają w gronie znajomych, odbierają pakiety startowe i szykują się do biegu. Część druga to moment od startu rywalizacji aż do pojawienia się na mecie ostatniego zawodnika. Część trzecia to pamiątkowe zdjęcia z medalami, z dekoracji zwycięzców i podsumowania biegu.
8. Catering
W zależności od pory roku posiłek i nawodnienie zawodników powinny zostać dopasowane do warunków. Zimą ze względu na niską temperaturę doskonale sprawdza się gorąca herbata i zupa. Latem kiedy jest gorąco półlitrowa butelka na mecie jest elementem minimum, bez względu na dystans jaki pokonują zawodnicy. Przy biegu na 5 km nie ma potrzeby ustawiania punktów z wodą na trasie. Im dłuższy dystans tym tych punktów powinno być więcej, o czym zawodnicy muszą być wcześniej poinformowani. Oprócz wody pojawiają się również izotoniki, cola, ćwiartki pomarańczy, rodzynki, arbuzy, banany czy batony czekoladowe. Wszystko podzielone na „jednego gryza” żeby uczestnikom było łatwiej pobrać z punktu to na co mają ochotę i biec dalej. Wszystko jednak zależy od specyfiki biegu, miejsca, trasy, dystansu i możliwości. Dlatego o sposobie i ilości będziecie decydowali sami. Warto też przypomnieć zawodnikom na dzień, dwa przed startem, kiedy wiemy że pogoda dopisze i może być ciepło lub wręcz gorąco, o punktach nawadniania i przekazać informację aby sami również zadbali o siebie i zabierali ze sobą to co im sprawdza się najlepiej na trasie.
9. Zabezpieczenie medyczne
Udział w zorganizowanym biegu to wysiłek fizyczny uczestników który przekłada się na zmęczenie. Dobrze jest kiedy potrafimy słuchać własnego organizmu i mamy świadomość kiedy możemy jeszcze podkręcić tempo, a kiedy trzeba powiedzieć sobie dość. Niestety nawet na małych biegach potrafią zdarzyć się sytuacje nieprzewidziane, które będą wymagały interwencji służb medycznych. Dlatego warto wynająć minimum ratowników medycznych z karetką. Jeśli dobrze poszukacie to okaże się, że to niewielkie koszty w całym budżecie imprezy. Taka ekipa w większości przypadków spędzi 3-4 godziny nic nie robią. Jednak gdyby coś się wydarzyło, to będą mogli natychmiast podjąć odpowiednie działania. Dużym plusem jest kiedy jeden z ratowników porusza się na rowerze lub quadzie. Dzięki temu można go wysłać jako „zamykacza” na trasę. Będzie on podążał za ostatnim zawodnikiem. Dzięki temu będziecie mieli pewność, że wraz z jego pojawieniem się na mecie również wszyscy zawodnicy już się na niej pojawili. Pamiętajcie, że bezpieczeństwo uczestników jest najważniejsze.
10. Wyniki
W dzisiejszych czasach wielu z uczestników ma swój sposób na pomiar czasu na zawodach. Zegarki czy aplikacje to dzisiaj niemal standard. Oczywiście wielu z nich biega również bez tego. Niemniej jednak warto poinformować uczestników o osiągniętym wyniku jak najszybciej. Jeśli korzystamy z firmy pomiarowej to najprościej można to zrobić za pomocą SMS-a, który zawodnik otrzymuje w kilkanaście sekund po przekroczeniu mety na podany podczas rejestracji numer telefonu komórkowego. Drugim sposobem jest wyświetlanie wyników na żywo na TV. Trzecim jest bieżące drukowanie wyników i umieszczanie jej na tablicy informacyjnej. Czwarty sposób to wyniki w „trybie na żywo” na stronie internetowej. Wszystkie wyniki umieszczane lub prezentowane na żywo są niemal zawsze wynikami nieoficjalnymi. Dzieje się tak, aby zawodnicy mogli dostać od organizatora np. 24 godziny na zgłaszanie reklamacji, które rozpatrywane są niemal zawsze przez ekipę pomiarową np. na podstawie rejestru video. Można zgubić numer z chipem pomiarowym, można uszkodzić lub zniszczyć chip pomiarowy, ale zapis video zawsze pokaże bardzo dokładnie i wyjaśni wszelkie wątpliwości. Każdemu podczas wydarzenia zależy na otrzymaniu informacji. Pierwsi zawodnicy doskonale zdają sobie sprawę z zajętego miejsca, ale im dalej tym większe zainteresowanie. Zwłaszcza jeśli dochodzą kategorie wiekowe. Dlatego wyniki publikujcie niezwłocznie po ich uzyskaniu lub najlepiej na żywo.
11. Podsumowanie
Podsumowanie bynajmniej jeśli chodzi o ten materiał. Bardziej chodzi tutaj o podsumowanie wydarzenia. Zarówno w stosunku do uczestników jak i partnerów i sponsorów. Kiedy posprzątacie teren po biegu i będziecie chcieli wrócić do codziennych obowiązków poświęćcie jeszcze jeden dzień aby napisać kilka słów o tym co się wydarzyło, ile osób wzięło udział w biegu, kto był najszybszy, kto najwolniejszy, kto debiutował, a kto miał najfajniejsze przebranie. Możecie też podpierać się statystykami i pokazać ile okrążeń zrobili zawodnicy (Bieg im. Zofii Morawskiej w Laskach, Zakręcona Połówka w Starachowicach), jaka była średnia prędkość biegu, ile w sumie zajęło pokonanie dystansu wszystkim zawodnikom lub jaki w sumie dystans pokonali. Dla partnerów i sponsorów przygotujcie osobne zestawienie z informacją kiedy, gdzie i w jaki sposób się pojawili. Jeśli informacja z biegu pojawia się w mediach (radio, prasa, portale, TV) to przekażcie im również taką informację.
Jeśli robisz to pierwszy raz w życiu skup się na planie działania. Dobre planowanie i pilnowanie każdego z punktów pozwoli zapanować nad nieprzewidzianymi sytuacjami, które mogą, ale nie muszą się pojawić podczas wydarzenia. Im mniej ich będzie tym więcej czasu będzie na rozmowy z uczestnikami, wspólne zdjęcia i inne przyjemne rzeczy.
